Ovládněte time management a zatočte s prokrastinací

Všichni to moc dobře známe. Odkládání povinností na zítra, na pozítří… A nakonec nás ke splnění to do listu dožene až stres na poslední chvíli. Výzkumy ukazují, že s prokrastinací bojuje na 95 % lidí. Z toho minimálně 20 % lidí můžeme označit za chronické „prokrastinátory”. U studentů je tato statistika ještě vyšší. Odkládání úkolů je mnohem hlubší problém, než se na první pohled může zdát. Je to velký souboj s našimi emocemi. Odkládání úkolů na později nás ale téměř vždy připraví o budoucí pohodu. Dobrá zpráva je, že se s tím něco dá dělat. 

Proč vlastně prokrastinujeme?

Na začátek si pojďme ujasnit, že prokrastinace není lenost. Je to obranný mechanismus našeho mozku, který se snaží vyhnout nepříjemným emocím, stresu nebo nejistotě spojené s úkolem. Vlastně je to docela přirozená součást lidského bytí. 

Jinými slovy – když stojíme před nepříjemným nebo obtížným úkolem, náš mozek automaticky sahá po tom, co nám poskytne rychlou úlevu a dobrý pocit. Tento fenomén je známý jako instant gratification – okamžitá odměna. Místo psaní reportu do práce raději sáhneme po telefonu, místo přípravy školní prezentace se pustíme do uklízení. Činnost, která přináší okamžité potěšení, přebíjí tu, která vyžaduje soustředění a vytrvalost. 

Prokrastinace nám nabízí snadný emoční únik – potřebujeme se cítit lépe teď hned, a tak odkládáme práci na zítra s tichou nadějí, že „zítra už to půjde lépe“. Paradoxně tím ale často jen zvyšujeme stres, který se následně stává ještě silnější motivací k prokrastinaci. Zkrátka se dostaneme do začarovaného kruhu.

Významným faktorem je perfekcionismus. Mnoho lidí odkládá úkoly právě proto, že chtějí podat dokonalý výkon – a když se dokonalý výsledek zdá být obtížně dosažitelný, raději nezačnou vůbec. Před náročnými úkoly a velkými cíli je snadnější zavřít oči. 

Lék na prokrastinaci? Time management!

Dobře zvládnutý time management (organizace času) není jen o tom mít vymazlený diáři nebo napěchovaný kalendář. Je to dovednost, která nám pomáhá bojovat proti vnitřnímu chaosu, snižuje stres a dává pocit kontroly. A právě kontrola a řád jsou jedním z nejúčinnějších léků na odkládání.

Proč nám plánování pomáhá?

Ze všeho nejhorší jsou úkoly, které nemají deadline. Často to bývají úkoly, které dáváme sami sobě. Jenže když úkol nemá konkrétní čas, kdy se mu máme věnovat, náš mozek ho automaticky odsouvá na „někdy“. A „někdy“ znamená často nikdy. Přednější jsou přirozeně úkoly, které musíme do určitého termínu splnit. Dobré plánování snižuje mentální zátěž, protože víme, kdy co máme udělat. Víme, co nás čeká a můžeme se na to včas připravit.

Cílem není být věčně „busy“, cílem je být produktivní

Pozor, že si celý den natřískáme aktivitami ještě neznamená, že jsme porazili prokrastinaci. Kolikrát jste se už přistihli u toho, že jste si po dni, kdy jste se vlastně skoro nezastavili, uvědomili, že jste vlastně nestihli nic udělat?

Pro zmáknutý time management a problém s nabušeným kalendářem je užitečná Eisenhowerova matice, která úkoly dělí na:

• Důležité a urgentní – Udělej hned. Tady není na co čekat.
• Důležité, ale neurgentní – Napiš si to do plánu a průběžně na tom pracuj, než se z toho stane problém, který musíš řešit na poslední chvíli.
• Nedůležité, ale urgentní – Pokud je možné, deleguj na někoho jiného.
• Nedůležité a neurgentní – To možná můžeš ze seznamu úkolů rovnou vyškrtnout.

Právě čas strávený na posledních dvou kvadrantech často přináší jen pocit „jsem zaneprázdněný“, ale nepřináší výsledky.

Time management je o tom naučit se říkat „ne“ věcem, které nás odvádějí od toho, na čem záleží.

Desatero pro boj s prokrastinací

#1 Začni nejhorším úkolem — ráno máš nejvíc sil, využij je na úkol, který je největší strašák.

#2 Pracuj v blocích a dávej si pauzy — zkus techniku pomodoro, např. 25 minut soustředěné práce, 5 minut pauza. 

#3 Nepiš si dlouhé to-do listy — napiš si pouze nejdůležitější body dne.

#4 Eliminuj rušiče — vypni notifikace, dej telefon mimo dosah.

#5 Nastav si deadliny — i na úkoly, které žádný termín nemají.

#6 Vizualizuj pokrok — odškrtávání ze seznamu je malá, ale významná odměna.

#7 Nauč se říkat „ne“ — nemusíš udělat všechno. Každý úkol, který si na sebe vezmeš navíc, ubírá prostor tomu, co je pro tebe opravdu podstatné.

#8 Neboj se nedokonalostí — pro první verzi bude stačit, že bude hotová, nemusí být bez chyby.

#9 Reflektuj (dny, týdny i měsíce) —  díky pár minutám navíc zjistíš, co ti funguje, a co naopak vyžaduje jiný přístup.

#10 Odměň se — za každý malý pokrok si zasloužíš odměnu. Navíc to funguje i jako motivace!

Co když ani tohle všechno nepomůže?

I to se může stát. Někdy si všechno naplánujeme, rozdělíme úkoly na dílčí kroky, máme organizovaný diář i jasné deadliny… a přesto se nám nedaří začít. Možná se cítíme unavení, zahlcení nebo se uvnitř nás ozývá hlas, který prohlubuje náš stres a strach: „Co když…?“.

Pokud se nám opakovaně nedaří, můžeme prokrastinaci označit za chronickou. Chronická prokrastinace často doprovází strach ze selhání, příliš vysoká očekávání, úzkost nebo i nediagnostikované ADHD. V tomhle případě nemusí pomoci ani ty nejlepší diáře a plánovací aplikace. 

Možná pomůže popovídat si o tom s někým, kdo nás dokáže přečíst a nasměrovat — koučem nebo psychologem.

Autorkou článku je Petra Čermáková